La Gestión de Proyectos

La mejor definición que he encontrado hasta ahora sobre la Gestión de Proyectos es “hacer hacer”.
Conseguir que se hagan aquellas cosas que deben hacerse.
Es algo que se está volviendo imprescindible, sobre todo habida cuenta que, cada vez más, las empresas que ya venden productos: Ejecutan proyectos.
Otra razón por la que la Gestión de Proyectos va cobrando cada vez más importancia es la disposición matricial de muchas empresas. Con frecuencia, para que la empresa pueda cumplir sus objetivos es necesario el esfuerzo coordinado de todas las áreas y Departamentos, pero estos suelen cegarse en sus tareas operativas y pierden la visión de conjunto. El Jefe de Proyecto es, entonces, el encargado de mantener esa visión, comunicarla a todos los implicados y coordinar los esfuerzos para conseguir que los objetivos se cumplan.
Lamentablemente, como ocurre con muchos otros perfiles, rara vez se propociona al Jefe de Proyectos la formación adecuada o se selecciona a la persona adecuada para dicho puesto. Con mayor frecuencia, se escoge a la persona que técnicamente conoce mejor el asunto en cuestión o se localiza a la persona con más tiempo libre y, con un golpecito en la espalda, se le comunica: “Eres el nuevo Jefe de Proyecto”…
Si a eso le añadimos el mal endémico del Jefe de Proyecto (mucha responsabilidad, poca o nula autoridad) podemos encontrarnos ante una gran oportunidad de desarrollo personal y profesional…O ante una catástrofe anunciada.

Reflexionando bastante sobre la figura del jefe de proyecto y viendo la importancia de la gestión de proyectos en las empresas...
En primer lugar hay que distinguir entre los proyectos y las operaciones: Las operaciones son aquellas tareas constantes y repetitivas que se realizan como parte del funcionamiento habitual de la empresa. Vender, atender a los clientes, entregar los bines, comprar, organizar los depositos, facturar, cobrar, pagar las nóminas, responder al teléfono… Todas estas tareas no son proyectos. El conjunto general de técnicas de la gestión de proyectos pueden ayudar a perfeccionar estas tareas: Podríamos mejorar la gestión del tiempo, los procesos, introducir un control y evaluación de riesgos, aportar técnicas de creatividad, pero insisto: No son proyectos.

Las diferencias fundamentales con los proyectos son que estos:
■ Son únicos. Un proyecto consistirá en el desarrollo de un producto, resultado o servicio único y específico.
■ Suelen ser nuevos. El proyecto trata de realizar algo que no se ha hecho antes, aunque pueda estar basado en experiencias previas similares.
■ Son temporales. Tienen un principio y un fin delimitados, aunque el resultado del proyecto puede perdurar: Por ejemplo, proyectos de puesta en marcha de un departamento, centro o servicio operacional.
■ Son progresivos. Se elaboran en fases, pasos o periodos incrementales
Entonces llegamos a esta definición....
"La Gestión de Proyectos es un conjunto de técnicas, conocimientos, habilidades y herramientas encaminadas a planificar tareas que conduzcan a alcanzar los requisitos del proyecto".
Es una definición que engloba muchos matices:
■ Conjunto de técnicas, conocimientos, habilidades y herramientas. La Gestión de Proyectos no es un proceso perfectamente definido. Es más, cada profesional tiene enfoques distintos a la hora de gestionar sus proyectos. Unos valoran más el control y el seguimiento mientras que otros se centran en los aspectos de liderazgo y gestión de personas, sin que un método sea mejor que otro. Por otra parte, parte de este conjunto son elementos que uno puede conseguir y aprender a manejar (técnicas, herramientas) mientras que otra parte implica un mayor proceso de aprendizaje y mejora personal (conocimientos, habilidades).
■ Planificar. Un proyecto no se gestiona día a día “a ver qué pasa”. No debe ser una sucesión de eventos aleatorios que el Jefe de Proyectos - o en este caso, el apaga incendios - debe resolver. Sin lugar a dudas los riesgos existen y las desviaciones ocurren, pero deben ocurrir sobre un camino y un desempeño trazados y planificados, de forma que puedan detectarse lo antes posible y corregirse en base a los planes de contingencia definidos con anterioridad al evento.
■ Alcanzar.El proyecto tiene un fin. Los proyectos no pueden eternizarse ni convertirse en elementos operacionales. La duración de un proyecto es algo que vendrá marcado por la naturaleza del mercado, pero típicamente hablamos de periodos entre tres meses y tres años. Si el proyecto tiene una duración menor, probablemente no merezca el esfuerzo organizativo, y si tiene una duración mayor es más que probable que lo más eficiente sea segmentarlo en varios proyectos enlazados.
■ Requisitos.El proyecto tiene un cliente. Este cliente puede ser interno o externo, pero al final se trata de conseguir la máxima satisfacción de este cliente - lo cuál no siempre significa darle lo que él, en un principio, expresó que quería: Muchas veces es labor del Jefe de Proyecto actuar como consultor y conducir al cliente hacia las soluciones que su experiencia dicta como más eficientes y de mayor valor para el mismo.

El marco de trabajo de la gestión de proyectos engloba:
■ Gestión de los requisitos y las especificaciones
■ Gestión del tiempo
■ Gestión del coste
■ Gestión de la calidad
■ Gestión de recursos humanos
■ Gestión de la comunicación
■ Gestión de riesgos y oportunidades
■ Gestión de compras
■ Gestión del cambio
■ Integración de todos los aspectos anteriores.



Las ventajas de implantar una cultura corporativa en torno a la Gestión de Proyectos en la empresa:

1. Posibilita respuesta rápida a demandas cambiantes. Proporciona la capacidad para adaptarse al cambio y manejar dicho cambio. Las razones por las que la Gestión de Proyectos permite responder más rápidamente vienen a continuación.
2. Maximiza la capacidad de la organización : Consigue más con menor costo. La gestión de proyectos identifica todas las responsabilidades funcionales de cara al cumplimiento de la misión de la empresa, asegurándose que todos los miembros de la organización conocen su responsabilidad. Así mismo, identifica las posibles mejoras en los procesos, proporcionando ahorros en tiempos y costos.
3. Coordina los diferentes recursos internos y externos. En muchas ocasiones, un mismo proveedor tiene contacto con diferentes áreas de la empresa y no se aprovechan las sinergias que esto puede proporcionar.
4. Aporta una visión de conjunto y mejora la comunicación en la empresa. Permite transferir conocimientos entre Departamentos que, de otra forma, actuarían de forma estanca. Fija objetivos globales más alla de las visiones particulares de cada grupo, departamento o area. Maneja presupuestos generales y costos de toda la organización. Permite marcar prioridades dentro de las distintas acciones pendientes.
5. Permite aprender de las lecciones pasadas. Mediante una correcta Gestión de Proyectos se crea un “know how” en la empresa que permite usar esa experiencia para la planificación y realización de proyectos futuros.
6. Aporta una correcta percepción sobre la auténtica capacidad del equipo, ya que máximiza las sinergias entre los distintos miembros.
7. Permite identificar los riesgos y problemas en fase temprana, permitiendo que se diseñen acciones correctivas a tiempo.
8. Aporta una visión centrada en el cliente, ya que el Jefe de Proyecto es, generalmente, el interlocutor único del cliente y defiende los intereses del mismo dentro de la organización.
9. Proporciona información a la Gerencia y reduce la necesidad de que todos los miembros del equipo estén realizando informes constántemente, ya que se centraliza la información en el Jefe de Proyecto.
10. Asegura la calidad, ya que permite proporcionar al cliente un resultado acorde con los requisitos y con adecuación al uso.